Como definir o fluxo de compras de uma indústria?

O fluxo de compras na indústria é um processo complexo, composto por várias etapas, usado de forma estratégica, como forma de aumentar a rentabilidade do negócio sem elevar os seus custos. Vamos saber mais sobre essa atividade tão importante para uma empresa?

O papel do fluxo de compras na indústria

O fluxo de compras é a atividade de adquirir matérias-primas e insumos para manter o funcionamento da indústria. Esse processo mantém o estoque equilibrado, sem excessos ou faltas de produtos.

É uma tarefa estratégica que influencia nos custos, na fluidez das operações, nos lucros obtidos e no fortalecimento da indústria no mercado.

Em relação à cadeia de suprimentos, o fluxo de compras atua na sua base, começando na negociação com fornecedores, passando pela composição do estoque e chegando até na alimentação da produção.

Dada a sua importância, o processo de compras precisa de muita atenção na elaboração e cumprimento das etapas.

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Passo a passo para definir o fluxo de compras na indústria

Em um primeiro momento, comprar materiais pode parecer algo simples. Mas, como vimos, por trás dessa ação existe muito planejamento,  estratégia e um objetivo a ser alcançado. São esses fatores que vão nortear o fluxo de compras. Confira o passo a passo:

1. Análise das necessidades da indústria

Para criar um fluxo de compras, o primeiro passo é identificar as necessidades da empresa.

Sabemos que cada organização possui fluxos internos e externos diferentes e personalizados. Por isso, é fundamental mapear as características particulares antes de pensar em mudanças e atualizações.

Os objetivos principais da aquisição de produtos são: manter a produção em pleno funcionamento, o estoque equilibrado e o fluxo de caixa estabilizado. Mas, fazer compras sem pensar no que colocar no carrinho pode prejudicar todos esses fatores. Portanto, não esqueça de:

• identificar a situação atual do estoque geral;
• mapear as necessidades de cada setor, solicitando as demandas específicas de cada um deles;
• entender como acontece o fluxo de compras atual: relação com fornecedores, quantidade de produtos adquiridos, recorrência, formas de registro, ferramentas utilizadas, etc.

2. Identificação dos fornecedores adequados

Em seguida, é preciso selecionar os fornecedores mais adequados para a empresa. Se já existem parceiros fixos, identifique o desempenho de cada um deles, compare os valores cobrados, a qualidade do serviço e da mercadoria adquirida.

Depois, faça novos orçamentos no mercado, buscando preços mais competitivos e interessantes para a empresa. Se não for possível fazer substituições imediatas, guarde as informações para decisões futuras.

Os fornecedores são fundamentais para a indústria, portanto, construa uma relação de confiança com eles. Desta forma, além de uma boa parceria, é possível conseguir as melhores propostas e prazos.

3. Estabelecimento de políticas de compras

A política de compras é um conjunto de regras estabelecidas pela empresa com o objetivo de padronizar e facilitar o fluxo de compras. O documento deve estar alinhado com os objetivos da organização e oferece vantagens diversas, como:

• redução de custos;
• equilíbrio do estoque;
• melhora da tomada de decisões;
• maior controle sobre as aquisições;
• redução de fraudes e inconsistências na elaboração e execução do projeto.

A política de compras deve conter informações importantes, como objetivo da compra, benefícios da aquisição, indicação dos responsáveis pelo pedido, definição dos procedimentos, detalhes sobre requisição, aprovação e liberação de pedido, etc.

4. Definição de procedimentos de compra 

Aqui, o objetivo é definir com clareza os passos a serem seguidos quando um setor precisa de um produto específico. Algumas perguntas a serem respondidas são:

• Quem é o responsável por formular o pedido?
• Para quem solicitar uma demanda por material?
• Qual documento deve ser usado nessa demanda?
• Existe uma frequência ou data-limite para o envio da requisição?

O objetivo dessa descrição é padronizar um fluxo de solicitação e evitar quebra de hierarquia e requisições duplicadas.

5. Implementação de sistemas de gestão de compras

Os sistemas de gestão de compras vão simplificar as muitas atividades burocráticas que envolvem a tarefa.

Além de facilitar as cotações, as emissões de notas fiscais, os relatórios e as ordens de compras, o sistema também integra os setores que se relacionam, facilitando a comunicação entre eles.

Com um sistema de gestão, o departamento de vendas, o estoque e o setor de compras, por exemplo, conseguem acessar em tempo real as mesmas informações que interessam a eles.

Dessa forma, é possível evitar, por exemplo, que o setor de vendas negocie um produto que já não está mais no estoque ou que o setor de compras adquira um produto desnecessário, que ainda existe em quantidade suficiente no estoque.

O sistema de gestão de compras confere à empresa um controle muito maior, preciso e eficiente de todo o estoque existente. A partir desses dados, o gestor consegue tomar decisões mais específicas e coerentes.

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Itens de manutenção no fluxo de compras de uma indústria 

A manutenção preventiva é uma das práticas mais necessárias na indústria.

Feita de forma programada e periódica, a manutenção preventiva aumenta a vida útil das máquinas e diminui o período de inatividade dos equipamentos, causado por pausas repentinas e demoradas.

A manutenção preventiva também reduz o número de serviços considerados mais caros, como os reparos de emergência, as substituições de peças e, em alguns casos, a troca de toda a máquina.

Ao elaborar o fluxo de compras, as necessidades de manutenção também devem ser registradas. Para isso, a empresa precisa ter um plano de manutenção, que nada mais é do que um documento que organiza as inspeções e define as peças que são trocadas com uma maior frequência. 

Dessa forma, o setor responsável pensará em estratégias para garantir a disponibilidade desses itens, como fazer compras com antecedência e em grande quantidade, ou esperar os períodos em que os preços estão mais baixos, por exemplo.

Para definir a quantidade de peças que devem ser adquiridas e a frequência ideal, é importante levar em conta duas informações:

1. A classificação de criticidade da máquina, ou seja, o nível de importância que ela tem para o ciclo de produção;
2. O quanto o conserto daquela máquina específica vai custar para a empresa se alguma falha acontecer.

Além desses dois fatores, cada empresa tem a sua própria definição do que é ou não mais importante. Apesar disso, existem algumas peças que são consideradas essenciais e que não devem faltar no estoque. São elas:

• mancais;
• rolamentos;
• lubrificantes;
• anéis de vedação;
• porcas, parafusos e pregos;
• correntes;
• materiais elétricos e outros.

Automação no fluxo de compras

A automação chegou na indústria para simplificar processos e trouxe muitas vantagens para o setor de compras. Trata-se da digitalização ou automatização de tarefas que, antes, eram executadas por pessoas.

Com a automação, a gestão de compras ficou mais rápida, precisa e menos suscetível a falhas humanas, além da facilidade em compartilhar conhecimento e informação.

Para a empresa que deseja iniciar a automação do seu processo de compras, a sugestão é começar por tarefas básicas e operacionais, como:

• digitalização de requisições de compras;
• solicitações de orçamentos;
• automação de ordens de compra;
• gestão e emissão de notas fiscais;
• definição e gestão de tributos;
• organização de fornecedores;
• gestão de contratos e outros trâmites burocráticos.

Essas e outras medidas garantem mais eficiência e precisão ao processo de compras, tornando-o menos complexo, melhor estruturado, mais coerente com as necessidades da empresa e mais seguro.

A vantagem da automação é que ela não é uma exclusividade das grandes empresas. Indústrias menores também podem e devem automatizar as suas operações e aprimorar o fluxo de compras.

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Tecnologias para otimização do fluxo de compras

Para otimizar o fluxo de compras da indústria e torná-lo bem mais simples de gerenciar, vale a pena recorrer a algumas tecnologias modernas e funcionais.

A mais comum é o Sistema ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial), que otimiza a emissão de notas fiscais, o pagamento de tributos e a produção de relatórios e se adapta bem aos demais sistemas já existentes.

Os sistemas de rastreamento, incluindo softwares e aplicativos, podem ser usados para facilitar a localização de produtos dentro ou fora da empresa, agilizando a sua identificação e o envio para a etapa seguinte.

A digitalização de tarefas é uma medida simples, mas que reduz bastante o tempo empregado nesta tarefa.

Ao trocar uma anotação no papel por uma planilha compartilhável, por exemplo, já é possível integrar os setores interessados naquela atividade e facilitar o entrosamento da equipe.

Não poderíamos deixar de falar das tecnologias emergentes, que estão ganhando cada dia mais espaço dentro da indústria. É o caso da Inteligência Artificial, representada por ferramentas como o Machine Learning, a Internet das Coisas (IoT) e a gestão de dados.

Os recursos tecnológicos podem auxiliar em várias atividades do dia a dia do setor de compras, como: 

• coleta e análise de dados para controlar e monitorar o funcionamento das máquinas, servindo de base para futuras tomadas de decisões;
• solicitação automática de orçamento para vários fornecedores;
• cotações de preços, com identificação das melhores propostas;
• associação automática de notas fiscais aos pedidos realizados;
• destaque das informações mais importantes de um contrato;
• emissão de alertas com base no comportamento da máquina, indicando necessidade de reparo ou ajuste;
• detecção do comportamento do consumidor, identificando-o como satisfatório ou não para a empresa.

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